Passo a passo: como montar um plano de prevenção de perdas

Toda empresa tem custos e despesas a considerar, mas apenas os gastos imprevistos são aqueles que não representam nenhum tipo de retorno potencial para o negócio. Portanto, eles são considerados como prejuízo e corroboram a necessidade de montar um plano de prevenção de perdas na organização.

Dado o contexto, podemos afirmar que nenhum empreendedor deseja ver a rentabilidade de sua empresa sendo consumida por gastos avulsos, não é verdade? Para isso, é imprescindível que exista uma estratégia de gestão financeira eficiente.

No conteúdo de hoje mostraremos tudo o que você precisa saber para montar um plano de prevenção de perdas e alcançar a estabilidade do seu negócio. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura do artigo para conferir!

O que é um plano de prevenção de perdas?

De forma simplificada, um plano de prevenção de perdas consiste em uma estratégia que combina diversas práticas que visam minimizar gastos desnecessários em uma companhia.

Ele pode ser aplicado nos mais variados processos internos e operações de uma empresa, afetando diretamente o controle de custos, estoque de produtos, transporte, equipamentos, entre outros aspectos.

Como a prevenção de perdas pode ajudar a empresa?

Partindo do pressuposto que os lucros da organização não são mais comprometidos por perdas, o plano de prevenção é uma ferramenta indispensável pelo fato de refletir no crescimento dos resultados.

Além dos números totais, torna-se viável o aproveitamento dos recursos que não são mais perdidos e ocorre uma melhoria significativa nos rendimentos alcançados.

Como montar um plano de prevenção de perdas?

Passo 1 – Estabeleça metas e acompanhe seu funcionamento

Seu empreendimento pode ou não contar com um gerente administrativo especializado em prevenir perdas, no entanto há um fato: reduzi-las é responsabilidade da empresa como um todo.

Por isso, é preciso estabelecer metas realistas, como uma redução de 10% nas perdas decorrentes de quebras de estoque em um determinado período, por exemplo.

É necessário, além disso, revisá-las periodicamente e checar se elas estão sendo alcançadas, já que assim é possível obter conhecimento a respeito do que está ajudando ou dificultando o processo.

Passo 2 – Mapeie os processos, riscos e pontos de ação

Outro aspecto muito importante para montar um plano de prevenção de perdas eficiente é mapear o funcionamento dos processos, identificando pontos de fragilidades potenciais que favoreçam o surgimento de perdas.

Então, pode-se realizar um mapeamento de vulnerabilidades, causas, proporção e impacto das perdas.

Entre as principais causas de perdas, podemos citar:

  • furtos internos — por membros da equipe;
  • furtos externos;
  • quebras operacionais — falhas no monitoramento de manuseio e processos cotidianos;
  • erros administrativos;
  • irregularidades no fornecimento.

Entre outros tipos de falhas operacionais.

Uma maneira simples e prática para estabelecer as prioridades em um plano de prevenção de perdas é manter uma comunicação direta com colaboradores de outros departamentos, como manutenção, segurança do trabalho, controle de qualidade, operações, etc.

Vale ressaltar, ainda, que o feedback dos clientes, seja por meio do SAC, redes sociais ou pessoalmente, pode ser uma ótima métrica de performance para auxiliar na tomada de decisões.

Após identificar os pontos de falha, o próximo passo é implementar ações preditivas. Sendo assim, é possível realizar o gerenciamento de cada uma das causas potenciais de perdas.

A partir daí, é necessário que um time de funcionários seja capacitado para lidar com essa área. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico.

Passo 3 – Forme uma equipe de prevenção de perdas

Para formar uma equipe de prevenção de perdas, é preciso estabelecer um tamanho adequado, baseando-se no porte da organização e no impacto que as perdas têm sobre ela.

Apesar de muitos gestores ignorarem erroneamente essa etapa, ela é considerada uma das mais importantes, já que a equipe de prevenção precisa trabalhar em tempo integral, pois as causas das perdas — ainda que sejam solucionadas — têm grandes chances de se repetirem, o que exige vigilância constante.

De uma maneira geral, esse é um âmbito que se responsabiliza pela medição dos indicadores pertinentes às perdas e, é claro, pela instrução dos colaboradores envolvidos nas ações para combater os problemas relacionados.

O time de prevenção de perdas também tem a responsabilidade de realizar auditorias com o objetivo de alcançar uma medida ideal e padronizar os processos em torno dos recursos perdidos.

Lembrando que é fundamental atribuir a responsabilidade a um colaborador-chave, nomeando-o a Agente de Prevenção de Perdas. Sua função é, basicamente, trabalhar em cada área em que a empresa atua e analisar os pontos críticos.

Dentre os pontos críticos que mais exigem atenção, podemos citar:

  • validade de produtos, mercadorias e insumos perecíveis;
  • reposição de materiais de trabalho, ferramentas e produtos;
  • relação entre departamentos;
  • andamento dos KPIs definidos.

Passo 4 – Utilize indicadores para mensurar o desempenho

A penúltima etapa da implementação de um plano de prevenção de perdas exige que a empresa trabalhe com um sistema automatizado. Caso contrário, torna-se praticamente inviável realizar os próximos procedimentos por meio metodologias manuais.

A intenção é reduzir perdas, correto? Pois bem, sistemas automatizados são as ferramentas mais indicadas para dar suporte à equipe, pois ajudam a analisar o desempenho com mais precisão e segurança.

Softwares que medem a performance de variados setores na organização (KPIs) são cada vez mais utilizados nas empresas modernas. O fato de poderem ser integrados ao sistema do negócio, unificando os processos e melhorando a gestão, torna essas ferramentas indispensáveis.

Além de permitir o controle conjunto de variados processos, como compras, vendas, controladoria e logística, um indicador de desempenho permite que os gestores acompanhem as perdas e obtenham dados precisos sobre a margem líquida.

Destacando, ainda, que um planejamento auxiliado por uma solução tecnológica tende a minimizar erros e falhas eventuais que podem escapar da supervisão até mesmo de um profissional altamente habilidoso.

Passo 5 – Faça um detalhamento dos inventários

Para concluirmos o conteúdo sobre desenvolvimento de um plano de prevenção de perdas, não poderíamos deixar de citar um dos aspectos de maior importância em empresas do setor industrial: o detalhamento dos inventários. Essa é uma medida que ajuda a identificar as perdas e os motivos que as fazem ocorrer. A partir disso, solucioná-las deixa de ser um desafio e se torna uma tarefa simples.

No entanto, o ideal é que os inventários sejam realizados pelo menos a cada três meses, e um balanço geral seja feito dentro do espaço de um ano. É indicado que esse processo também seja automatizado por um software que colete dados e facilite o controle de estoque.

Dessa forma, é possível gerenciar o armazenamento de modo mais inteligente e passível de análises futuras, consequentemente estabelecendo um plano de prevenção de perdas completo.

O passo a passo para montar um plano de prevenção de perdas foi útil para você? Então assine a nossa newsletter para receber todas as postagens semanais e se manter por dentro das maiores novidades da área!

0 respostas

Deixe uma resposta

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *