5 dicas para melhorar a administração do tempo na empresa

Sabe aquele momento em que você dá uma parada para pensar e percebe que o seu expediente e o dos seus funcionários já não estão sendo suficientes para produzir o esperado? Pois é, problemas na administração do tempo podem prejudicar e muito a produtividade dos colaboradores, a eficiência dos processos e a entrega de resultados. Pensando em soluções que possam otimizar o uso do tempo na sua empresa, preparamos uma lista com 5 dicas. Confira!

1. Ordene a delegação de tarefas

Como um líder, é importante conhecer bem as características dos seus funcionários e entender os pontos fortes e fracos de cada um. Converse com eles e veja quais estariam mais satisfeitos em se encarregar de determinadas tarefas e se as entregariam no prazo necessário. Com isso, torna-se mais fácil delegar trabalhos alinhados às capacidades dos colaboradores.

Saiba o que é melhor para cada um e, caso perceba que alguns deles possam ter dificuldades de executar as tarefas sozinhos, junte-os em grupo se for preciso.

2. Defina processos prioritários

É comum que um colaborador esteja comprometido com vários trabalhos ao mesmo tempo. Se você perceber que ele tem dificuldades para organizar a ordem dos processos, faça isso por ele. Estabeleça uma prioridade para cada tarefa. Se preferir, pode fazer isso já na reunião de delegação de funções, assim, maiores serão as chances de garantir uma padronização nos processos do seu setor.

3. Estabeleça uma política de uso de celulares e rede sociais

A facilidade de acesso às redes sociais pelos dispositivos móveis se tornou um problema para muitos profissionais que acabam se distraindo facilmente em meio ao trabalho. Ao menos que a pessoa já trabalhe com redes sociais, o melhor a se fazer nesse caso é criar uma política de uso desses recursos. O mesmo vale para as horas de verificar e enviar e-mails (especialmente quando o funcionário não é encarregado de trocar mensagens relativas à empresa a todo momento).

Pode ser um trabalho de conscientização sobre os prejuízos desses tipos de distrações no meio do expediente ou até mesmo a criação de um horário específico para o uso de smartphones, redes sociais, e-mail etc.

4. Determine tempos de descanso

Melhorar a administração do tempo não é só usar todo o tempo de expediente para trabalhar — é importante também relaxar, tanto você quanto seus colaboradores. Além do cansaço físico, o mental costuma atrapalhar bastante na produtividade de um profissional. Portanto, defina intervalos após seguidos minutos ou hora de trabalho para que você e seus funcionários possam descansar e retornar às ocupações com menos chances de cometer erros bobos por distração.

5. Organize seu escritório

Isso vale tanto para o físico quanto para o virtual. É importantíssimo que os arquivos, pastas e objetos os quais você necessita estejam ao seu alcance sem precisar levantar ou pedir a ajuda de outras pessoas. O mesmo vale para o seu computador ou notebook, visto que ferramentas e arquivos desnecessários só dificultam a busca por algo mais importante, além de poder deixar o dispositivo mais lento para acessar ferramentas indispensáveis. Atente-se também para os espaços e equipamentos dos seus colaboradores.

Administrar bem o tempo na empresa seguindo essas dicas já é um passo importante para aumentar a produtividade no trabalho. É uma cultura empresarial que deve ser aplicada junto aos seus colaboradores a fim de evitar procrastinações e melhorar o engajamento dentro da empresa. Afinal, com o tempo sob controle tanto gestores quanto funcionários poderão cumprir suas tarefas, descansar e voltar para casa sem trabalho acumulado.

E você, como resolve os problemas de administração do tempo na sua empresa? Participe nos comentários!