5 técnicas de implantação de sistemas de gestão de qualidade

Em um contexto econômico de recessão e grande nível de competitividade, a implementação do Sistema de Gestão de Qualidade proporciona, além da ampliação dos mercados, uma série de vantagens para as empresas como a melhoria do nível de organização interna, elevação do nível no controle da administração e aumento da produtividade.

Apesar das vantagens, a implantação é um momento crítico, pois exige planejamento, preparação e muita resiliência por parte de todos os colaboradores da empresa.

Para ajudar você a minimizar os riscos e ter sucesso na implantação, elaboramos este artigo com 5 dicas práticas. Confira!

1. Envolva todos os colaboradores no processo

Ao iniciar o processo de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, o comprometimento de todos os agentes envolvidos é fundamental, seja interferindo na qualidade dos produtos e processos ou no suporte para produto e distribuição.

Por isso, uma comunicação clara e treinamento contínuo são elementos essenciais no desenvolvimento do sistema. Para obter sucesso é válido reforçar a participação dos funcionários e estimulá-los para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total na sua empresa. Um processo de sensibilização logo no início costuma ser eficiente.

2. Defina indicadores de desempenho

Nessa etapa é importante a definição de métricas e KPI’s que serão medidos nos processos e produtos. Entre eles estão:

• caixas por hora;
• acuracidade na entrega;
• % de desperdício;
• índice de atendimento de pedido;
• custos operacionais, entre outros.

Uma coisa importante nessa etapa é não errar pelo exagero, ou seja, não adianta escolher vários indicadores se você não vai conseguir monitorá-los posteriormente. É importante que você opte pelos indicadores mais relevantes à necessidade do seu cliente, trazendo informações-chave para a empresa.

3. Determine o método de coleta de informações

Defina o intervalo de tempo em que serão coletados os indicadores. Recolhimentos frequentes de dados oferecem mais confiabilidade ao resultado, porém custam mais caro. Também é importante definir se a coleta será manual ou automatizada.

Se a coleta for manual, haverá a necessidade de mais funcionários, maior tempo de trabalho e as informações ficam armazenadas de forma menos segura. Sendo automatizada, haverá maior facilidade no fluxo de informação, trazendo agilidade ao processo e oferecendo mais segurança às informações da empresa.

E para tomada de decisão, os argumentos estarão no próprio negócio. Qual o tamanho da sua produção? Qual o nível de detalhamento da informação desejada? Quantos funcionários estão treinados para a realização do controle de qualidade? Esses são alguns exemplos.

4. Controle o desempenho dos indicadores definidos

Definidas as informações, agora é o momento de escolher quem realizará o monitoramento dos indicadores, a periodicidade do acompanhamento e quais as ações devem ser tomadas quando os indicadores estiverem fora do controle.

Para se ter um acompanhamento mais eficiente, a utilização de um sistema que atualize e notifique as ocorrências facilita o processo de acompanhamento, permitindo ao gestor entrar na análise apenas para os casos que necessitem de sua atenção direta.

5. Pratique a gestão de qualidade continuamente

Após a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, é necessário ter foco na manutenção e melhoria contínua de processos e produtos, implementando as sugestões dadas por funcionários, clientes e pelo gestor da qualidade e ampliando o sistema a todas as partes do processo a fim de garantir a excelência.

Implantar a Gestão de Qualidade é um grande desafio. Apesar disso, traz uma série de benefícios como a melhoria dos produtos, processos mais eficientes e redução dos custos, possibilitando a satisfação do cliente, fidelizando-o e, dessa forma, gerando mais lucros para a empresa.

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