Como resolver problemas administrativos na sua empresa

Umas das tarefas mais difíceis para um gestor é saber gerir corretamente sua equipe e conseguir resolver de forma eficiente os problemas administrativos de sua empresa. Isso acontece muitas vezes por falta de preparo, baixa produtividade do gestor, funcionários mal treinados — e incapazes de desenvolver seu trabalho sem depender da ajuda do superior — e por métodos e processos mal estruturados.

Você tem problemas administrativos em sua empresa? Então este post é para você! Confira nossas dicas e veja como resolvê-los:

Identifique o problema

A identificação do problema é fundamental para o conhecimento da situação e para a tomada de decisão. Se você só age de forma corretiva e se esquece de desenvolver ações preventivas, certamente estará preso em um ciclo vicioso e desgastante.

Nesse momento, faça um levantamento dos dados disponíveis, analise os índices da empresa, descubra se seu cliente está insatisfeito — e por que —, converse com seus funcionários e observe atentamente os procedimentos realizados. Todas essas ações te permitirão uma visão sistêmica da organização e ajudarão a identificar falhas que muitas vezes não são tão óbvias no dia a dia.

Crie um plano de ação

O plano de ação deve ser criado para resolver os problemas administrativos encontrados, mas deve ter alguns critérios importantes. Primeiramente, defina qual é o problema mais crítico e que mais afeta a qualidade e funcionamento da empresa, e atue para que essa falha seja resolvida o quanto antes. Essa melhoria deve estar adequada à capacidade dos funcionários, à cultura da empresa e ao plano de crescimento interno.

Defina também quais são pessoas encarregadas pelo desenvolvimento e cumprimento da ação e qual é o prazo limite para a resolução.

Implementação e treinamento

Nessa etapa, o gestor deverá passar para a equipe quais são os problemas encontrados e quais foram os planos de ação estabelecidos. A partir da definição das responsabilidades e das autoridades dentro do grupo, use o treinamento para capacitar os funcionários a resolverem os problemas administrativos sem a necessidade do líder direcionar a todo o momento suas atividades, resultando em mais tempo disponível para o gestor e mais produtividade.

É importante ressaltar mais uma vez a necessidade de encontrar a raiz do problema e trabalhar somente para evitar o problema, e não para corrigi-lo a todo o momento. Essa mentalidade deve ser passada para toda a equipe.

Tenha uma boa ferramenta de comunicação

A ferramenta de comunicação auxilia o gestor a divulgar para sua equipe os novos procedimentos internos, as metas estabelecidas, os problemas detectados, os treinamentos a serem realizados, artigos sobre o atendimento ao cliente, como buscar a melhoria contínua, quais são os gargalos da empresa, como cada colaborador contribui para prevenir os problemas, anunciar as reuniões, etc. Com isso, o gerente terá equipes mais informadas e capazes de atingirem resultados esperados pela empresa e pelos clientes — e também diminuirá os custos causados por erros recorrentes.

Contratar uma empresa especializada

A contratação de uma empresa de consultoria é uma excelente alternativa para aqueles gestores que não dominam os processos de gestão empresarial, não conseguem atingir resultados significativos e têm dificuldades na tomada de decisão. A consultoria dará suporte para os líderes e para os funcionários realizando as etapas citadas de forma mais eficaz e em menos tempo, colaborando com a estruturação dos processos, com um maior controle dos indicadores e com a padronização dos procedimentos.

Agora que você já sabe como resolver os problemas administrativos na sua empresa, comece já a aplicar nossas dicas e aproveite os bons resultados. Aproveite também para deixar um comentário abaixo se você ainda tiver alguma dúvida para que a gente possa te ajudar!