Dificuldades para planejar suas ações? Aprenda a usar o 5w2h!

O planejamento ainda é um desafio no dia a dia de profissionais que precisam lidar com diversas tarefas simultaneamente. A complexidade ou quantidade de tarefas mal gerida pode ser muito prejudicial na organização, portanto é importante manter a atenção.

Uma ótima solução é a 5w2h, ferramenta administrativa voltada para a economia de tempo e recursos que pode ser um diferencial na sua rotina, te possibilitando um melhor domínio das ações importantes determinadas por você.

Quer saber como essa estratégia funciona? Confira o texto a seguir e tire suas dúvidas!

5w2h: o que é

A 5w2hé uma metodologia que envolve passos simples, como um check-list de atividades, para organizar e traçar um planejamento ideal que se adeque à rotina do negócio.

O nome da metodologia refere-se a 7 perguntas (em inglês):

• what (o que será feito?);
• why (por quê);
• where (onde?);
• when (quando?);
• who (quem vai fazer?);
• how (como?);
• how much (quanto vai custar?).

O ideal é que todo projeto passe por essa checagem. Dessa forma, é possível entender o processo de desenvolvimento do trabalho, definindo os propósitos, os responsáveis e as consequências de cada ato dentro da organização e não perdendo o foco.

Como utilizar essa metodologia no dia a dia do empreendimento

Agora que você entendeu a origem do nome e como funciona, está na hora de colocar essa ferramenta de gestão em prática.

O objetivo é criar uma planilha e preenchê-la gradativamente com as informações delimitadas pelo 5w2h. Para cara uma das perguntas, tente dar uma resposta aprofundada para traçar objetivos mais concretos e certificar-se de que todas as tarefas terão uma boa execução.

What: o que será feito?

Esse é o primeiro passo de gestores que querem adotar a metodologia de gestão. Busque entender o que é a atividade e quais os objetivos dela: melhorar os processos de produção? Elevar o número de vendas? Aumentar a competitividade no mercado? Defina seus objetivos nessa etapa e nunca esqueça que ações “soltas”, sem nenhuma metodologia para registrar e controlar, dificilmente serão implementadas e você perderá os benefícios que poderia ter colhido.

Why: por que será feito?

Uma vez definida qual é a tarefa em pauta, é importante que você saiba por que ela está sendo feita. Isso garante que você entenda efetivamente o que deu origem ao problema, permitindo traçar melhores soluções para o futuro. É uma pergunta extremamente importante, pois é o real motivo das ações que serão tomadas. Se o “seu” porque não tiver uma boa sustentação, será realmente que a ação deverá prosseguir?

Where: onde isso será realizado?

Definir o local é uma etapa que deve ser vista com cuidado. Muitos gestores acreditam que “no local onde a empresa se encontra” é a melhor resposta, mas isso é um erro.

Como já dissemos, especifique qual setor será utilizado e se haverá algum reflexo no ambiente interno e externo da organização.

Assim, é possível mensurar não só o local de execução, mas também o alcance esperado dos efeitos de cada atividade.

When: quando?

Tão importante quanto o local, o momento em que cada tarefa será executada também merece atenção.

O planejamento correto requer um momento, data ou período em que as ideias serão colocadas em prática. Ações sem a determinação de prazo não são monitoradas adequadamente.

Who: quem vai fazer?

É importante definir quem serão os responsáveis por executar a atividade em pauta. Você realmente precisa de profissionais para auxiliá-lo? Quais serão as obrigações de cada um?

A ideia do 5w2h é também garantir divisão de tarefas para gerar fluidez na execução do trabalho, então não use somente um nome para determinar muitas ações do seu plano, mas sim desdobre o máximo possível e atribua as responsabilidades para as pessoas corretas.

How: como será feito?

Essa é a etapa que reúne todas as atividades anteriores para definir um ponto crucial do planejamento, que é a maneira de executá-lo.

Por isso, nessa fase é importante levar em conta as respostas prévias para definir o melhor modelo de projeto a ser utilizado.

How much: quanto custará?

O investimento é sempre um quesito importante para qualquer gerente preocupado em desenvolver uma metodologia segura de gestão. Faça um levantamento do gasto com recursos humanos, com os meios de execução, local etc. para alcançar a estimativa ideal dos gastos finais.

Isso permite que você se prepare para qualquer atividade dentro de uma empresa e alcance melhores resultados.

Agora que você já sabe o que é e como funciona o 5w2h, curta nossa página no Facebook e linkedin ficar por dentro de todas as novidades!

Grande abraço!