O que preciso saber antes de implantar a ISO 9001 ?

Preciso contratar uma pessoa exclusiva para implantar um sistema de gestão ISO?

Depende muito do porte da sua empresa e de quantas normas está implantando. No geral, se falarmos de pequenas e médias empresas certificadas com uma ou duas normas, como ISO 9001 ou ISO 14001, não existe a necessidade de dedicação exclusiva, até porque é muito importante que seu sistema seja o mais descentralizado possível, ou seja, distribua as responsabilidades entre os gestores para obter melhores resultados.

Quanto tempo o responsável deverá se dedicar?

Para projetos de pequeno e médio porte, com objetivo de certificação ISO 9001 a dedicação deverá ser em torno de 4 horas semanais, já para normas como ISO 14001 e ISO 45001, podemos considerar em torno de 8 horas semanais. Lembrando que a estruturação do sistema deve objetivar a descentralização de atividades voltadas para o processo de gestão, evitando a sobrecarga do líder do projeto.

Como é definido o tempo para implementar e certificar minha empresa?

O tempo necessário para implantação do sistema de gestão leva em consideração o porte da empresa, quantidade de funcionários envolvidos, número de filiais e complexidade dos processos envolvidos no escopo. Geralmente o prazo de implantação fica em torno de 6 a 12 meses, mas não se esqueça que a implantação de um sistema de gestão requer que ele se demonstre em funcionamento por uma média de tempo em torno de 3 meses, ou seja, seu sistema deve demonstrar que foi implantado e seus registros já estão sendo gerados.

Sua implantação pode ser realizada internamente ou com auxílio de uma empresa de consultoria, que vai te auxiliar em todo processo até a certificação. Caso queira conhecer melhor como funciona este apoio, da uma olhada neste link.

Quantos dias de auditoria externa serão necessários para minha certificação?

Existe uma norma utilizada pelas certificadoras para dimensionamento de sua auditoria (ISO 17021), a qual estabelece uma serie de critérios que levam em consideração o porte e segmento da empresa. As cerificações ISO são realizadas com contratos de três anos, seguido por uma auditoria de certificação e 2 auditorias de manutenção, sendo que o próximo ciclo de auditoria se iniciará com uma recertificação e seguida por mais dois anos de manutenção. As auditorias de certificação e recertificação são sempre completas e exigem uma maior carga horária, já as auditorias de manutenção, podem ter dimensionamento menor e deixar de auditar alguns processos.

Depois de certificado eu ainda preciso ser auditado?

Sim! Após sua certificação você será eternamente auditado, tanto internamente quanto pelo organizamos certificador. Quanto às suas auditorias internas, você mesmo definirá seu programa de auditorias considerando complexidade dos seus processos e resultado de suas auditorias anteriores para definir a periodicidade de auditorias necessárias para seu sistema. Estas auditorias poderão ser realizadas por você ou por consultoria contratada, como a ISOTEC. Se quiser conhecer melhor como funcionam nossas auditorias internas, clique aqui.

Para auditoras externas, você pode optar por periodicidade semestral ou anual, porém, o mais comum nas empresas são auditorias anuais.

O que é Recertificação? Ela é obrigatória?

Após três anos da certificação, o sistema necessita ser reavaliado de forma completa novamente para que a certificação seja renovada. Este procedimento é a chamada “Auditoria de Recertificação” e é um processo obrigatório, mas fique tranquilo que não afetará a rotina normal de seu sistema de gestão. No momento da recertificação você pode até mudar de certificadora, caso não esteja satisfeito com o trabalho da atual.

Existem diversos organismos certificadores no mercado, com RINA, BSI, TUV, DNV, BVQI, SGS, ENOR, TECPAR, ABS, entre outros.

Qual organismo acreditador eu devo escolher? Faz alguma diferença?

Os organismos acreditadores são aqueles que autorizam e monitoram sua certificadora quanto ao cumprimento de todos os requisitos necessário para que sua certificação seja válida e reconhecida pela ISO. No Brasil, o órgão acreditador da ISO é o INMETRO, porém cada país possui seu acreditador, como RAB nos Estados Unidos, RVA na Holanda, CNAB na China, UKAS no Reino Unido, enfim, são diversos acreditados pelo mundo.

Você pode escolher que seu certificado também seja validado por algum outro acreditador, porém não existe nenhuma vantagem prática nesta escolha. Se sua empresa é certificada por uma certificadora acreditada somente pelo INMETRO seu certificado é válido em qualquer país do mundo.

Após a certificação eu preciso continuar pagando a consultoria?

Não! Na realidade a opção é sua. Se acha que não precisará mais do auxílio de sua consultoria para te auxiliar na condução do sistema, não existe nenhuma obrigatoriedade em manter contrato com ela, mas se achar que ainda precisa de ajuda, poderá fechar contrato com uma carga horária menor, justamente para orientá-lo na condução de algumas atividades importantes, acompanhamento de reuniões, aumentar o engajamento de colaboradores, realizar orientações especificar e manter seu sistema de gestão ativo de focado em resultado.

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Eu preciso investir em infraestrutura para certificar minha empresa?

Se o foco for ISO 9001, precisará de investimento se sua empresa estiver muito deficiente em infraestrutura e equipamentos, caso contrário o trabalho será conduzido para otimização e controle de processos existentes.

Se o objetivo for uma certificação que envolva meio ambiente, segurança ocupacional, alimentar ou medicamentos, o investimento dependerá de estrutura existente para atender a estes requisitos.

Quando eu contrato uma consultoria para implantar a ISO, a certificação já está inclusa?

Não! A consultoria e a certificação são coisas bem distintas. Na realidade, legalmente ela não pode nem mesmo ser oferecida em uma mesma proposta. São empresas diferentes e com objetivos diferentes em seu projeto. A consultoria poderá te auxiliar na busca por uma certificadora, mas nunca realizar uma venda casada.

 

E caso você ainda não seja certificado,  Clica Aqui para conhecer melhor como funciona todo processo de implantação, seus benefícios e dificuldades até a certificação ISO.

 

Grande abraço!