Organização de documentos: 4 dicas para colocar em prática

Todo gestor que realmente se preocupa com a empresa tem uma vida corrida e a agenda lotada de compromissos. Essa correria não dá muito espaço para erros, nem margem para perder tempo com atividades muito operacionais ou burocráticas.

Se você também não quer ficar dando voltas para encontrar algum tipo de documento que “deveria estar aqui”, é melhor dar um pouco mais de atenção à sua organização de documentos.

Confira algumas informações importantes no post de hoje!

Qual a importância da organização de documentos?

Organizar documentos tem basicamente duas funções práticas. A primeira delas é não perder informações — isso afetaria tudo, desde a sua operação diária até a manutenção do seu compliance. A outra é evitar a perda de tempo. Se você fizer a conta de homem/hora, vai ver como essa “bobagem” drena seus recursos.

Tudo isso sem falar no risco de ter que desenvolver novamente algum modelo, raciocínio ou fazer uma nova cotação, por exemplo.

Como colocar em prática uma a rotina da organização?

Para ajudar a você se organizar melhor, não perder tempo e não ter retrabalhos, listamos algumas dicas bem objetivas que podem ser colocadas em prática ainda hoje.

1. Defina uma área específica para seus documentos

Avalie que tipo de pessoa pode e deve ter acesso aos documentos, e determine um local fixo para que as coisas fiquem armazenadas em espaços bem definidos.

No caso de documentos físicos, procure locais que tenham boas condições de conservação, sem umidade e poeira. Evitar deixá-los expostos também é importante. Nesse caso, arquivos suspensos ajudam tanto a proteger os papéis como facilitam, na hora de procurar alguma coisa.

Quanto aos digitais, avalie com o seu pessoal de TI se há alguma indicação de servidor ou diretório mais adequado, que possa facilitar o acesso e garantir a segurança da informação — você não vai querer que todo mundo tenha acesso imediato a um novo plano de negócios que ainda esteja em desenvolvimento, não é mesmo?

2. Organize os arquivos de forma estratégica

Para conseguir a melhor configuração, avalie:

• como a sua empresa funciona;
• como é feita a gestão;
• como sua operação roda.

Levando em consideração essas questões, você consegue definir melhor a forma de estruturar a sua hierarquia.

Se sua empresa tiver filiais, veja se não é melhor separar tudo por unidades. Caso ela atue de uma forma mais ampla geograficamente, talvez seja melhor definir uma estrutura orientada por regiões atendidas.

Uma outra sugestão é dividir tudo por tipo de negócios, produtos ou serviços com que sua empresa trabalhe, de acordo com o seu planejamento estratégico.

Seja digital ou fisicamente, procure sempre evitar ao máximo pastas do tipo “outros” e “diversos”: o melhor é que tudo esteja claramente detalhado.

3. Faça um bom controle de versão

Um grande erro de muitas pessoas que trabalham com arquivos é não saber fazer um controle de versão dos documentos. Sem ter um método adequado, surgem aqueles arquivos com nomes que terminam com “este aqui”, “último” e por aí vai — de acordo com a criatividade de cada um.

Esse problema faz com que, no fim das contas, ninguém saiba exatamente qual o documento certo. Para evitar isso, você precisa adotar alguma forma de se orientar.

Criar nomes claros e objetivos; o ideal é saber do que se tratam, sem ter que abrir cada arquivo, um a um. Por isso, nada de salvar orçamentos como “Orçamento.doc”.

4. Tenha uma política de backup

Fazer backup é basicamente criar cópias — não necessariamente xerox ou cópias impressas. O melhorar a fazer, no caso dos arquivos físicos, é digitalizar. Existem algumas empresas que oferecem esse serviço de maneira profissionalizada, gerando backups até mesmo em fitas magnéticas.

Para o backup dos documentos gerados digitalmente e que não precisam ser impressos, o ideal guardar cópias em um lugar diferente e seguro. Lembre-se: também é importante fazer um bom controle de versão.

Mantendo essas boas práticas na sua organização de documentos, vai ser muito mais fácil encontrar tudo que você precisa em um curto espaço de tempo.

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