Passo a passo para a realização de uma Auditoria Interna

A auditoria interna é uma das principais ferramentas para a otimização de resultados e o alcance de um melhor desempenho em sua estrutura organizacional. Por meio dela, você não apenas pode identificar falhas, mas também encontrar oportunidades de melhoria em processos, reduzir desperdícios, eliminar retrabalhos e abordar outros pontos importantes para o direcionamento estratégico do seu negócio.

Um equívoco que comumente ocorre entre gestores é utilizá-la como um instrumento de levantamento de não conformidades,  o que é um grande erro, pois isto seria realmente subutilizar um processo tão importante como é o da “auditoria”. São questões como essas que vamos esclarecer neste post.

Quer saber o que é uma auditoria interna e quais são os principais procedimentos para implementá-la nos processos da empresa? Continue a leitura!

O que é uma auditoria interna ?

O principal objetivo de uma auditoria interna é desenvolver um plano de ação que possa ajudar a empresa a alcançar seus objetivos e conter possíveis problemas. Isso ocorre por meio da adoção de uma estratégia sistêmica e disciplinada, visando a máxima eficiência dos processos e, assim, a redução de riscos e falhas.

Para que serve?

Algumas pessoas pensam que a auditoria interna deve ser aplicada apenas quando algo está saindo errado. No entanto, é um fato que toda empresa deve, de tempos em tempos, passar por um processo de revisão. Nesse processo, verifica-se se todas as atividades de gestão estão fluindo de acordo com o planejamento e se garantem que metas e objetivos estejam sendo cumpridos devidamente. Isso não apenas ajuda a corrigir problemas quando surgem, mas também a prevenir problemas futuros e a manter a empresa no caminho certo em relação aos seus objetivos.

Assim, é possível garantir mais transparência e confiança aos processos realizados. Entre os objetivos de uma auditoria interna, se destacam:

• Avaliar a existência de controles internos;
• Contribuir para a melhoria e o aperfeiçoamento dos processos implantados;
• Verificar se normas e procedimentos vigentes estão sendo colocados em prática;
• Analisar oportunidades de melhoria e evidenciar possíveis falhas para o estabelecimento;
• Verificar se os resultados e metas estão sendo atendidas, analisadas e ações determinadas.

Qual a importância de uma avaliação periódica ?

Ao realizá-la, você passará a contar com:

• processos e controles mais enxutos, uma vez que é possível avaliar quais riscos podem interferi-los e, assim, estabelecer um plano de ação que elimine suas possíveis ocorrências;
• planejamento mais eficiente, já que são prevenidos ou evitados erros e possíveis fraudes, ou seja, procura-se saber se os controles que a empresa utiliza são suficientes e se as atividades realizadas são condizentes com o que foi planejado;
• maior credibilidade nos resultados, visto que os processos e números são verificados e validados.
• maior tranquilidade da diretoria e gerência, tendo certeza que os processos definidos estrategicamente estão sendo conduzidos adequadamente.

7 passos para realizar uma auditoria interna

No entanto, muito além de uma ferramenta que indica o que deve ou não ser melhorado, a auditoria interna possibilita obter certificações ou simplesmente adotar estratégias que utilizem com maior eficiência os seus recursos, otimizem o tempo e qualifiquem a mão de obra empregada.

Vejamos como realizar, em 6 passos, uma auditoria eficiente:

1. Defina os objetivos

Ao decidir pela realização da auditoria interna, o gestor deve ter muito claro qual o motivo de realizá-la e quais resultados deseja alcançar. Isso porque o processo se desenvolve por áreas, ou seja, o auditor faz um checklist e estabelece, para cada setor da empresa, o detalhamento dos procedimentos, as tarefas, as operações e as atividades de rotina.

Ao delimitar a análise por áreas, é possível chegar a resultados mais precisos. Além disso, permite identificar a qualidade dos controles internos e o cumprimento de normas e regulamentos. Tais dados podem ser obtidos por meio da análise das áreas contábil, operacional, de gestão ou mesmo de sistemas informatizados.

Enfim, é fundamental que o gestor saiba exatamente quais os objetivos e os resultados que deseja alcançar, de forma que possam ser levantadas informações suficientes para a avaliação dos processos. Assim, a melhoria será contínua.

2. Tenha um cronograma em mãos

Mesmo que a empresa já possua uma certificação, é de extrema importância que monte um cronograma e tenha um plano de verificação. Quando a organização mantém essa rotina, fica mais fácil entender a periodicidade e a importância de ter processos sob controle.

No entanto, apenas saber “quando fazer” não resolve todos os problemas. É preciso ter um plano de implementação e um bom checklist em mãos, considerando:

• quais processos e subprocessos serão auditados?
• quando isso ocorrerá?
• quais ferramentas serão necessárias?
• quais requisitos serão levados em consideração?
• existem indícios de problemas?

Enfim, é preciso colocar tudo na ponta do lápis para que a auditoria interna tenha, realmente, a eficácia desejada e possa resultar em análises que auxiliem na melhoria dos processos e da tomada de decisão.

3. Deixe a equipe a par de tudo

A equipe de trabalho é o capital humano que conhece a empresa melhor do que o próprio dono. Por meio dos colaboradores, é possível levantar problemas e estabelecer um plano de ação com antecedência, a fim de evitar falhas e erros que possam levar à interrupção das operações.

Assim, é fundamental que os auditores participem de todo o processo de planejamento estratégico da organização e que toda a equipe esteja envolvida com os propósitos de um melhor controle interno.

4. Verifique se não há pendências anteriores

Como se trata de processos contínuos de melhorias dentro da empresa, o gestor precisa verificar algumas informações antes de iniciar o processo de auditoria interna:

• as não conformidades de auditorias anteriores;
• o que foi sugerido como melhoria e não foi implantado;
• quais planos de ação não foram concluídos;
• processos que vem apresentando problemas no dia-a-dia;
• ajustes em processos que foram realizados e ainda não estão consolidados;
• pontos de atenção para direção e gestores;
• outras situações importantes que sejam relevantes para o auditor.

5. Não utilize check list genérico

6. Dica de Ouro! 

Se você esta fazendo uma auditoria de processos que envolva toda organização ou até parte dela, enxergue estes processos como se fosse uma corrente. Os elos desta corrente são conexões entre cada processo auditado, então você poderá segui-los até a conclusão da sua auditoria.

Exemplo: (segue um BREVE RESUMO com alguns questionamentos possíveis)

COMERCIAL:

1. Anote 5 solicitações de propostas realizadas por seus clientes;
2. Avalie como foi formado seu preço;
3. Verifique como aconteceu sua negociação e seus registros;
4. Busque o registro de aprovação ou alterações nesta proposta;
5. Qual foi a data de fechamento, prazo, condições de pagamento e preço acordado?
6. Agora é hora de ir ao PCP e manter a mesma trilha de informações.

PCP

1. Com o nome dos clientes e número das propostas já coletados no COMERCIAL, siga a trilha;
2. Quando o pedido foi passado ao PCP e em que data foi finalizado;
3. O prazo de entrega verificado no COMERCIAL é o mesmo considerado no PCP?
4. Se o prazo for diferente, existe algum registro desta alteração? Seu cliente aprovou este novo prazo?
5. A expedição enviou o pedido no prazo acordado na proposta inicial?
6. O PCP planejou exatamente o que o cliente comprou e no no prazo acordado?
7. Quais matérias-primas usaram na produção e quem são os fornecedores?

COMPRAS

1. Agora você já tem em mãos algumas matérias-primas já utilizadas na produção e quem as vendeu;
2. As matérias-primas que registrou estão homologadas?
3. Os fornecedores das matérias-primas estão homologados? Os documentos foram apresentados?
4. Achou o pedido de compra destes materiais enviados aos fornecedores?
5. Verifique quando chegou e se o fornecedor atendeu os prazo acordados no pedido de compra;
6. Este material foi inspecionado no recebimento? O material foi aprovado?

FATURAMENTO

Você ainda continua com as mesmas informações em mãos! lembra daqueles 5 pedidos no COMERCIAL?

1. Realizaram os faturamentos conforme previsto no pedido inicial?
2. Cumpriram a forma de pagamento acordada conforme o pedido inicial?
3. Há registro no sistema sobre como os pedidos foram enviados?
4. Os prazos de pagamento estão corretos?

Isto foi somente uma ideia de como a auditoria pode ser valiosa e que você pode traçar trilhas de várias formas e origens diferentes, mas sempre para atingir o seu objetivo inicial.

7. Elabore bons relatórios

O auditor deve apresentar o produto da auditoria em bons relatórios que respondam a perguntas. Portanto, ao criar tais relatórios, o auditor deve estar atento aos possíveis questionamentos que o auditado poderá fazer, como:

• Quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados?
• Em quais áreas devemos focar as melhorias?
• Identificamos quais problemas?
• Quais ações precisamos implementar?
• Onde devemos fazer investimentos?

Ao registrar problemas ou não conformidades, é fundamental que você seja detalhista. Você deve descrever claramente o que encontrou e apresentar evidências ‘objetivas’ que sustentem essas não conformidades. Além disso, você deve fornecer informações detalhadas, incluindo número de documentos, data, horário, pessoas envolvidas, clientes, notas fiscais, pedidos de compra e outros dados que tornarão o registro incontestável.

Grande abraço!

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