Definição de responsabilidades e autoridades: como fazer?

Muitos gerentes preferem ficar em sua zona de conforto, tomando as mesmas decisões com as quais já se acostumaram. A definição de responsabilidades fica prejudicada, pois eles tendem a acreditar que podem fazer um trabalho melhor por si mesmos.

Desse modo, muitos gestores não querem se arriscar a perder o controle da situação e dos resultados ou a autoridade diante dos subordinados, em caso de falhas.

Para que você não cometa esse erro, segue algumas dicas…

Utilize um organograma funcional

O organograma funcional é uma excelente ferramenta para traçar toda a estrutura da sua organização. Os usuários podem se beneficiar amplamente de sua utilização, na medida em que a comunicação visual tende a ser mais eficaz do que um texto puro.

Confira alguns de seus benefícios:

• auxílio efetivo na construção e projeção dos objetivos de negócio;
• demonstração clara das responsabilidades de cada colaborador;
• divisão das funções por colaborador, departamento, área, função etc.;
• exposição das relações entre os membros de uma equipe;
• identificação simplificada de fluxos inapropriados de trabalho;
• delegação de tarefas específicas;
• avaliação da eficácia dos colaboradores em cada atividade;
• visualização dos canais de promoção abertos.

Além disso, você pode utilizar a hierarquização funcional do organograma para determinar responsabilidades e autoridades.

A fim de extrair a máxima vantagem de sua utilização, é preciso adotar práticas que apoiem essa ferramenta. Seguem algumas opções:

Delegue tarefas para as pessoas certas

Faça um esforço para delegar tarefas e definir responsabilidades o quanto antes. Assim, você evita pressões desnecessárias e permite que os colaboradores planejem estrategicamente melhor a execução.

Se certifique de que o profissional selecionado tenha tempo, treinamento e recursos necessários para atingir o sucesso. Avalie as habilidades e capacidades de sua equipe, a fim de atribuir cada função à pessoa mais adequada para realizá-la.

Defina o escopo de cada responsabilidade

Antes de tudo, é necessário saber identificar precisamente a diferença existente entre os conceitos de “autoridade” e “responsabilidade”. O primeiro faz referência ao poder de ordenar e ter seus comandos acatados. A responsabilidade, por sua vez, pode ser definida como a obrigatoriedade de um indivíduo assumir suas próprias ações.

À semelhança entre ambos os termos se segue uma ligação prática nos processos organizacionais, afinal de contas, para que um profissional exerça satisfatoriamente suas funções, precisa dispor da autoridade relativa às suas atividades e, consequentemente, responsabilizar-se pela sua execução.

Na definição de responsabilidades, é importante identificar o escopo de cada tarefa delegada, mostrando de que forma ela contribuirá para os objetivos da empresa, departamento ou equipe. Além disso, saliente como ela pode beneficiar, pessoalmente, o colaborador.

Por exemplo, se a determinado profissional for responsável pela tarefa de desenvolver certa habilidade, motive-o, expondo como essa nova capacidade pode ajudá-lo a obter uma promoção.

Não se esqueça de que uma tarefa de rotina simples para você pode ser verdadeiramente desafiadora para o seu subordinado, portanto, é fundamental demonstrar apoio e paciência com pequenos erros.

Isso confere à pessoa em questão um maior senso de responsabilidade e elimina ambiguidades, evitando que cada um tenha ideias diferentes sobre quem faz cada tarefa e quando as atividades devem ser realizadas.

Defina metas e expectativas claras

Seja claro e específico a respeito do que você, enquanto líder do negócio, espera de cada definição de responsabilidades. Forneça aos seus colaboradores, informações claras: o que, por que, quando, quem e onde. Deixe o “como” para eles e esteja preparado para aceitar opiniões e sugestões dos funcionários, enquanto revisa e confirma metas e expectativas específicas.

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