5W2H: o que é, como aplicar e por que usar essa ferramenta de gestão

O planejamento ainda é um desafio no dia a dia de profissionais que precisam lidar com diversas tarefas simultaneamente. A complexidade ou a quantidade de tarefas mal geridas pode ser muito prejudicial para a organização, por isso é importante manter atenção à forma como as ações são planejadas, executadas e acompanhadas.

Uma ótima solução é o 5W2H, uma ferramenta administrativa voltada para a economia de tempo e recursos, que pode ser um diferencial na rotina da empresa. Com ela, é possível ter maior domínio sobre as ações importantes, definir responsáveis, prazos, custos e acompanhar melhor os resultados.

Quer saber como essa estratégia funciona? Confira o texto a seguir e tire suas dúvidas.

5W2H: o que é?

O 5W2H é uma metodologia que envolve passos simples, funcionando como um checklist de atividades para organizar e traçar um planejamento adequado à rotina do negócio.

O nome da metodologia refere-se a 7 perguntas em inglês:

• What: o que será feito?
• Why: por que será feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: quem vai fazer?
• How: como será feito?
• How much: quanto vai custar?

O ideal é que todo projeto ou plano de ação passe por essa checagem. Dessa forma, é possível entender melhor o processo de desenvolvimento do trabalho, definir objetivos, responsáveis, prazos, recursos e consequências de cada ação dentro da organização.

A ferramenta 5W2H também ajuda a evitar ações soltas, sem responsáveis definidos ou sem critérios claros de acompanhamento.

Como utilizar o 5W2H no dia a dia da empresa

Agora que você entendeu a origem do nome e como funciona o 5W2H, está na hora de colocar essa ferramenta de gestão em prática.

O objetivo é criar uma planilha ou formulário e preenchê-lo gradativamente com as informações delimitadas pelas perguntas do 5W2H. Para cada uma das perguntas, procure dar uma resposta objetiva, mas suficientemente detalhada para traçar ações concretas e garantir uma boa execução.

A seguir, veja como aplicar cada etapa do plano de ação 5W2H.

What: o que será feito?

Esse é o primeiro passo para gestores que querem adotar a metodologia 5W2H. Busque entender o que é a atividade e quais são seus objetivos.

Alguns exemplos:

• Melhorar os processos de produção;
• Elevar o número de vendas;
• Reduzir falhas operacionais;
• Aumentar a competitividade no mercado;
• Corrigir uma não conformidade;
• Melhorar um indicador do sistema de gestão.

Defina seus objetivos nessa etapa e lembre-se: ações soltas, sem metodologia para registro e controle, dificilmente serão implementadas de forma eficaz. Com isso, a empresa pode perder os benefícios que poderia alcançar com um bom planejamento.

Why: por que será feito?

Uma vez definida a tarefa, é importante entender por que ela será realizada.

Essa pergunta ajuda a identificar a origem do problema, a justificativa da ação e os resultados esperados. Também permite traçar soluções mais consistentes para o futuro.

Essa é uma etapa extremamente importante, pois representa o real motivo das ações que serão tomadas. Se o “porquê” não tiver uma boa sustentação, talvez seja necessário avaliar se a ação realmente deve prosseguir.

Where: onde isso será realizado?

Definir o local de realização da ação é uma etapa que deve ser analisada com cuidado.

Muitos gestores acreditam que “na empresa” é uma resposta suficiente, mas isso pode ser muito genérico.

O ideal é especificar onde a ação será executada, por exemplo:

• Em qual setor;
• Em qual unidade;
• Em qual processo;
• Em qual linha de produção;
• Em qual etapa do atendimento;
• Em qual área administrativa.

Assim, é possível mensurar não apenas o local de execução, mas também o alcance esperado dos efeitos de cada atividade no ambiente interno e externo da organização.

When: quando será feito?

Tão importante quanto definir o local é estabelecer quando cada tarefa será executada.

O planejamento correto exige a definição de um momento, data ou período em que as ações serão colocadas em prática.

Ações sem prazo definido não são monitoradas adequadamente. Por isso, no 5W2H, cada atividade deve ter uma data prevista ou um período claro para execução.

Esse controle ajuda a empresa a acompanhar atrasos, priorizar demandas e cobrar resultados de forma mais organizada.

Who: quem vai fazer?

É importante definir quem serão os responsáveis por executar cada atividade do plano de ação.

Nesta etapa, avalie:

• Quem será o responsável principal?
• Quem deverá apoiar a execução?
• Quais áreas estarão envolvidas?
• Quais serão as obrigações de cada pessoa?
• A equipe tem competência e recursos para realizar a ação?

A ideia do 5W2H também é garantir uma boa divisão de tarefas para gerar fluidez na execução do trabalho.

Por isso, evite concentrar muitas ações em uma única pessoa. Sempre que possível, desdobre as atividades e atribua responsabilidades às pessoas corretas, de acordo com suas funções e competências.

How: como será feito?

Essa etapa reúne as respostas anteriores para definir um ponto essencial do planejamento: a forma de execução.

Aqui, deve-se descrever como a ação será realizada na prática.

É importante considerar:

• Quais etapas serão seguidas;
• Quais recursos serão necessários;
• Quais documentos ou procedimentos serão utilizados;
• Quais critérios serão adotados;
• Como a ação será acompanhada;
• Como será verificado se o resultado foi alcançado.

Essa etapa é fundamental para transformar uma intenção em um plano realmente executável.

How much: quanto custará?

O investimento é sempre um ponto importante para qualquer gestor preocupado em desenvolver uma metodologia segura de gestão.

Nesta etapa, faça um levantamento dos custos envolvidos, considerando, quando aplicável:

• Recursos humanos;
• Materiais;
• Equipamentos;
• Treinamentos;
• Consultorias;
• Deslocamentos;
• Adequações de infraestrutura;
• Tempo dedicado pela equipe.

Essa análise permite que a empresa se prepare melhor para executar cada atividade e tome decisões mais conscientes sobre prioridades, orçamento e retorno esperado.

Por que o 5W2H é importante para sistemas de gestão?

O 5W2H é uma ferramenta simples, mas muito útil para empresas que desejam melhorar seus processos e fortalecer seu sistema de gestão.

Ele pode ser aplicado em diferentes situações, como:

• Tratamento de não conformidades;
• Planos de ação de auditorias internas;
• Ações corretivas;
• Ações de melhoria;
• Implantação de normas ISO;
• Gestão de riscos e oportunidades;
• Melhoria de indicadores;
• Organização de processos internos.

Em sistemas de gestão ISO, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, o 5W2H pode ajudar a tornar os planos de ação mais claros, objetivos e fáceis de acompanhar.

5W2H: uma ferramenta simples para melhorar a gestão

Agora que você já sabe o que é 5W2H e como essa ferramenta funciona, vale avaliar como ela pode ser aplicada na rotina da sua empresa.

Quando bem utilizado, o 5W2H contribui para melhorar o planejamento, organizar responsabilidades, controlar prazos, reduzir falhas e aumentar a eficiência das ações.

Na ISOTEC Consultoria, apoiamos empresas na implantação e melhoria de sistemas de gestão, utilizando ferramentas práticas para transformar requisitos, objetivos e oportunidades em ações concretas.

Se sua empresa deseja melhorar seus processos, estruturar planos de ação ou implantar uma norma ISO, fale com a equipe da ISOTEC Consultoria.

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