Implantação ISO: preciso contratar uma pessoa exclusiva para cuidar do sistema de gestão?

Uma dúvida muito comum entre empresas que desejam conquistar uma certificação ISO é se precisam contratar uma pessoa exclusiva para implantar e manter o sistema de gestão.

A resposta depende do porte da empresa, da complexidade dos processos e da quantidade de normas que serão implantadas, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou outras normas de gestão.

Neste artigo, a ISOTEC Consultoria responde às principais dúvidas sobre equipe, tempo de dedicação, prazo de implantação, auditorias e certificação ISO.

Preciso contratar uma pessoa exclusiva para implantar um sistema de gestão ISO?

Depende muito do porte da sua empresa e de quantas normas ISO estão sendo implantadas.

No geral, quando falamos de pequenas e médias empresas que buscam certificação em uma ou duas normas, como ISO 9001 ou ISO 14001, normalmente não existe necessidade de dedicação exclusiva.

Inclusive, é muito importante que o sistema de gestão ISO seja o mais descentralizado possível. Ou seja, as responsabilidades devem ser distribuídas entre os gestores e responsáveis pelos processos, para que o sistema funcione melhor e gere resultados reais para a empresa.

Quando apenas uma pessoa concentra todas as atividades do sistema de gestão, o risco de sobrecarga aumenta e a implantação pode se tornar mais burocrática do que estratégica.

Quanto tempo o responsável pela implantação ISO deverá se dedicar?

Para projetos de pequeno e médio porte com objetivo de certificação ISO 9001, a dedicação costuma ficar em torno de 4 horas semanais.

Já para normas como ISO 14001 e ISO 45001, podemos considerar uma dedicação média em torno de 8 horas semanais, dependendo da complexidade da empresa, do número de áreas envolvidas e dos requisitos aplicáveis.

É importante lembrar que a estruturação do sistema de gestão deve ter como objetivo a descentralização das atividades voltadas à gestão, evitando a sobrecarga do líder do projeto.

Com o apoio de uma consultoria ISO especializada, como a ISOTEC Consultoria, o responsável interno não precisa conduzir tudo sozinho. A consultoria orienta, organiza, acompanha e direciona as etapas necessárias até a certificação.

Como é definido o prazo para implementar e certificar minha empresa?

O tempo necessário para implantação de um sistema de gestão ISO leva em consideração alguns fatores, como:

• Porte da empresa;

• Quantidade de funcionários envolvidos;

• Número de unidades ou filiais;

• Complexidade dos processos;

• Norma ou normas que serão implantadas;

• Maturidade atual da gestão;

• Existência de controles, registros e procedimentos já estruturados.

Geralmente, o prazo de implantação ISO fica em torno de 6 a 12 meses.

Também é importante considerar que, antes da auditoria de certificação, o sistema precisa demonstrar que está em funcionamento. Em muitos projetos, é recomendável que a empresa já tenha registros gerados por um período médio de aproximadamente 3 meses, evidenciando que os processos foram implantados e estão sendo monitorados.

A implantação pode ser realizada internamente ou com o apoio de uma empresa de consultoria ISO, que auxilia em todo o processo até a certificação.

Para entender melhor as etapas, acesse o conteúdo da ISOTEC sobre implantação de normas ISO.

Quantos dias de auditoria externa serão necessários para minha certificação ISO?

A quantidade de dias de auditoria externa depende do porte da empresa, segmento de atuação, número de colaboradores, complexidade dos processos, turnos, unidades envolvidas e escopo da certificação.

As certificadoras utilizam critérios técnicos para dimensionar a auditoria, com base em normas e documentos aplicáveis aos organismos de certificação, como a ISO/IEC 17021-1 e documentos obrigatórios do IAF.

As certificações ISO normalmente funcionam em ciclos de três anos, compostos por:

• Auditoria inicial de certificação;

• Auditorias de manutenção;

• Auditoria de recertificação ao final do ciclo.

As auditorias de certificação e recertificação são mais completas e exigem maior carga horária. Já as auditorias de manutenção podem ter dimensionamento menor, pois acompanham o desempenho do sistema ao longo do ciclo de certificação.

Depois de certificado, ainda preciso ser auditado?

Sim. Após conquistar a certificação ISO, sua empresa continuará sendo auditada periodicamente.

Essas auditorias podem ser:

• Auditorias internas, realizadas pela própria empresa ou por consultoria contratada;

• Auditorias externas, realizadas pelo organismo certificador.

Nas auditorias internas, a própria empresa define seu programa de auditoria, considerando a complexidade dos processos, os riscos envolvidos, os resultados de auditorias anteriores e a importância de cada área para o sistema de gestão.

Essas auditorias podem ser realizadas por uma equipe interna qualificada ou por uma consultoria especializada, como a ISOTEC Consultoria.

Para conhecer melhor esse serviço, acesse a página de auditoria interna ISO da ISOTEC.

Qual é a frequência das auditorias externas ISO?

Nas auditorias externas, a empresa pode ter auditorias de manutenção em periodicidade semestral ou anual, conforme definido com o organismo certificador e de acordo com as regras aplicáveis ao processo.

Na prática, o mais comum nas empresas certificadas é a realização de auditorias externas anuais de manutenção.

Essas auditorias são importantes para verificar se o sistema continua atendendo aos requisitos da norma, se os processos estão funcionando e se a empresa mantém evidências de melhoria contínua.

O que é recertificação ISO? Ela é obrigatória?

A recertificação ISO é a auditoria realizada ao final do ciclo de certificação, normalmente após três anos.

Nesse momento, o sistema de gestão é reavaliado de forma completa para que a certificação seja renovada.

A auditoria de recertificação é obrigatória para empresas que desejam manter seu certificado ISO válido. Apesar disso, ela não precisa afetar negativamente a rotina da empresa, especialmente quando o sistema de gestão é bem mantido ao longo do ciclo.

No momento da recertificação, a empresa também pode avaliar a possibilidade de trocar de certificadora, caso não esteja satisfeita com o organismo certificador atual.

Existem diversos organismos certificadores no mercado, como RINA, BSI, TÜV, DNV, Bureau Veritas, SGS, AENOR, TECPAR, ABS, entre outros.

Qual organismo certificador devo escolher?

A escolha do organismo certificador deve considerar critérios como:

• Acreditação;

• Reconhecimento no mercado;

• Experiência no segmento da empresa;

• Qualidade técnica da auditoria;

• Atendimento;

• Custo;

• Disponibilidade de agenda;

• Credibilidade do certificado junto a clientes e fornecedores.

É importante lembrar que a certificadora é responsável por auditar e emitir o certificado. Já a consultoria ISO apoia a empresa na preparação, implantação e manutenção do sistema de gestão.

A ISOTEC Consultoria pode apoiar sua empresa na análise das opções de certificadoras e na preparação para a auditoria, sempre mantendo a independência necessária entre consultoria e certificação.

O que é organismo acreditador e isso faz diferença?

Os organismos acreditadores são responsáveis por avaliar e reconhecer a competência dos organismos certificadores.

No Brasil, a acreditação de organismos de certificação de sistemas de gestão é realizada pela Coordenação Geral de Acreditação do Inmetro, a Cgcre.

Em outros países existem outros organismos de acreditação, como ANAB nos Estados Unidos, UKAS no Reino Unido, RVA na Holanda, CNAS na China, entre outros.

Na prática, o mais importante é verificar se a certificadora escolhida é acreditada para a norma e o escopo aplicáveis à sua empresa.

Certificados emitidos por organismos acreditados por entidades reconhecidas internacionalmente, dentro dos acordos multilaterais aplicáveis, tendem a ter maior aceitação no mercado nacional e internacional.

Após a certificação ISO, preciso continuar pagando a consultoria?

Não existe obrigatoriedade de manter contrato com a consultoria após a certificação ISO.

Essa decisão é da empresa.

Se a organização entende que já possui equipe preparada para conduzir o sistema de gestão, pode seguir internamente. Porém, muitas empresas optam por manter uma assessoria com carga horária reduzida para apoiar atividades importantes, como:

• Acompanhamento de reuniões;

• Preparação para auditorias;

• Auditorias internas;

• Atualização de documentos;

• Tratamento de não conformidades;

• Apoio aos gestores;

• Engajamento dos colaboradores;

• Monitoramento de indicadores;

• Manutenção do sistema de gestão ativo e focado em resultados.

A ISOTEC Consultoria oferece assessoria para empresas já certificadas que desejam manter o sistema de gestão funcionando de forma prática, organizada e eficiente.

Conheça a assessoria ISO da ISOTEC para manutenção do sistema de gestão.

Preciso investir em infraestrutura para certificar minha empresa?

Depende da norma e da situação atual da empresa.

Se o foco for a certificação ISO 9001, o investimento em infraestrutura será necessário principalmente se a empresa apresentar deficiências significativas em estrutura, equipamentos, ambiente de trabalho ou recursos que impactem a qualidade dos produtos e serviços.

Caso contrário, o trabalho geralmente será conduzido com foco na otimização, padronização e controle dos processos existentes.

Se o objetivo for uma certificação relacionada a meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, segurança de alimentos, medicamentos ou outros segmentos regulados, o investimento dependerá da estrutura existente e dos requisitos aplicáveis à norma desejada.

Por isso, antes de iniciar o projeto, é recomendável realizar um diagnóstico para entender quais ajustes serão necessários.

Quando contrato uma consultoria ISO, a certificação já está inclusa?

Não. Consultoria ISO e certificação ISO são serviços distintos.

A consultoria apoia sua empresa na implantação, organização, melhoria e preparação do sistema de gestão.

A certificadora realiza a auditoria externa e, caso a empresa atenda aos requisitos da norma, emite o certificado.

Essas atividades devem ser conduzidas por empresas diferentes, pois a certificadora precisa manter imparcialidade no processo de auditoria. Por isso, consultoria e certificação não devem ser tratadas como venda casada.

A consultoria pode auxiliar sua empresa na busca por uma certificadora, no entendimento das propostas e na preparação para a auditoria, mas não deve emitir o certificado nem garantir aprovação.

Como a ISOTEC Consultoria pode ajudar na implantação ISO?

Se sua empresa ainda não é certificada, a ISOTEC Consultoria pode apoiar em todas as etapas do processo de implantação ISO, desde o diagnóstico inicial até a preparação para a auditoria de certificação.

Nosso trabalho inclui orientação técnica, organização dos processos, definição de responsabilidades, elaboração dos documentos necessários, apoio aos gestores, auditoria interna e acompanhamento das ações para que o sistema de gestão seja implantado de forma prática, eficiente e alinhada à realidade da empresa.

A certificação ISO não precisa ser um processo burocrático e pesado. Com a metodologia correta, ela pode se tornar uma ferramenta de melhoria, organização e crescimento para sua empresa.

Fale com a ISOTEC Consultoria e entenda como podemos apoiar sua empresa na implantação, manutenção ou recertificação de normas ISO.